JE
vide'
aventures
l'organisation
Démarches auprès de la Mairie :
Après avoir essayé de trouver une salle aux Sables d’Olonne nous avons fait des démarches auprès de la Mairie des Herbiers et plus particulièrement aux guichets des associations. Le guichet des associations nous a réservé la salle de la Métairie (rue Maurice Ravel aux Herbiers) qui était disponible pour le 29 mars 2020. Pour confirmer la réservation de cette salle et pour pouvoir effectuer un vide-grenier, nous avons dû remplir et faire signer quelques papiers par la présidente de l’association JE REV’Aventures. Ces documents sont : la déclaration préalable d’une vente au déballage, la demande d’autorisation de débit de boisson, la demande de réservation d’une salle municipale, et faire le plan de l’agencement des exposants. Ces démarches nous ont fait faire plusieurs aller et retour aux Herbiers, et nous avons dû contacter par téléphone la mairie à plusieurs reprises.
La location de la salle de la Métairie est au prix de 162€ pour les associations. Afin de réduire nos coûts au maximum nous avons fait une demande auprès de la maire des Herbiers afin d’obtenir la gratuité de la salle, malheureusement nous n’avons reçu aucune réponse donc cette demande n’a pas abouti.
Si le vide-grenier avait été effectué nous aurions dû remettre à la mairie un dossier concernant les exposants (qui comprend la carte d’identité des exposants et l’attestation sur l’honneur signé par les exposants disponible dans le dossier d’inscription). Ce registre est envoyé à la préfecture et permet de vérifier si les exposants n’effectuent pas trop de vide-grenier (pas plus de 2 vide-grenier par an).
Léa Jallier
L'organisation de la journée (plan de la salle, inscription des exposants...) :
Concernant la salle, nous avons reçu par la mairie le plan de la salle de la Métairie (voir annexes), ce plan nous a permis de choisir la disposition optimale des tables afin de pouvoir permettre à un maximum d’exposant d’être présents le jour du vide grenier tout en conservant un espace de chalandise agréable pour les acheteurs. Il était important de prendre en compte que la dimension d’une table est de 2 mètres. De plus nous devions prendre en compte dans le plan des tables l’espace dédié à la buvette qui n’est pas négligeable.
Nous sommes, après plusieurs tentatives, parvenu au nombre maximal de 31 tables que nous avons numéroté de 1 à 31 pour une question d’organisation.
En ce qui concerne les inscriptions, afin de parvenir à nous organiser de façon convenable, nous devions recenser les demandes d’inscription à l’avance, pour cela les inscriptions se faisaient à distance.
Sur les sites ou nous avons posté les annonces et les flyers diffusé, nous avons mis à dispositions les numéros de deux d’entre nous Léa et Albane mais également une adresse mail projettuteure2019.2020@gmail.com. Quand nous recevions une demande d’inscription soit par mail soit par téléphone, nous adressions par mail ou par courrier si l’individu n’avait pas d’adresse e-mail, le formulaire d’inscription que nous avions constitué au préalable. Ce document contenait les informations suivantes : le nom/prénom, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, le nombre de table à réserver, la date et le lieu de naissance, l’adresse actuelle, le numéro de carte d’identité ainsi qu’une déclaration sur l’honneur respectant les conditions pour faire un vide grenier.
Sur ce formulaire d’inscriptions les futurs exposants pouvaient également retrouver les renseignements indispensables comme le prix de l’emplacement, à quelles adresses il est possible de retourner ce formulaire d’inscription (l’adresse mail et l’adresse postale), les personnes à contacter en cas de problème ou pour toutes interrogations (nous avions mis les numéros de Léa et de Albane comme sur les sites ou nous avons posté les annonces et les flyers diffusé) mais également l’ordre du chèque, l’adresse à laquelle il fallait le poster et le lien de la cagnotte leetchi pour les futurs exposants qui souhaitaient payer par carte bancaire.
Une fois que nous recevions un formulaire d’inscription complet avec le règlement effectué, nous attribuions les tables réservées aux exposants.
Pour ne pas nous perdre nous avions mis en place un tableau Excel contenant le nom des exposants ayant fournis un dossier complet et effectuer le règlement en leur attribuant un numéro de table(s). À chaque nouvelle inscription nous le complétions ce qui nous permettait de voir l’avancement des bénéfices perçu pour l’association.
Albane Faucheux